Stop met vergaderen

Door: Anton Roerdink

‘Wie zou het woord vergaderen hebben bedacht’, dacht ik en besloot dat dit woord thuishoorde in het rijtje stoffige woorden. Deze voorspelbare, op vaste tijden georganiseerde overleggen worden vaak geassocieerd met saai, vervelend, eindeloos en slaapverwekkend.

Tijdens mijn opleiding tot maatschappelijk werker was ik lid geworden van de D.O.R. (Dagelijkse opleidingsraad) Het leek mij wel handig om enkele voorzitters- en debatvaardigheden op te doen. De vertrekkende voorzitter legde mij het format uit. We beginnen met ‘ONIM’, (opening, notulen, ingekomen stukken, mededelingen), vervolgens behandel je binnen de vastgestelde tijd de agendapunten, om aansluitend naar WVTTK (wat verder ter tafel komt) te gaan. Je sluit af met de rondvraag. Ik begon te gapen en besefte op dat moment dat ik naar mijn gevoel had moeten luisteren.

Diagonaal lezen

Voor ik het wist zat ik regelmatig urenlang allerlei lijvige beleidsnotities door te worstelen om mijzelf voor te bereiden op de agendapunten. Ik had al gauw door dat niemand ze (helemaal) las en vooral letterlijk en figuurlijk richting voorzitter keek. Diagonaal doornemen van de lijvige notities was de geaccepteerde standaard. Meestal is de energie (erg) laag bij vergaderingen. “Of er nog op- en of aanmerkingen op de notulen zijn”, vroeg de voorzitter met monotone stem, nadat hij tergend langzaam de bladzijden met ons doorgenomen had. “De notulen zijn hierbij vastgesteld”. De notulist haalde opgelucht adem. Een ander liep ondertussen met ingehouden looppas, fluisterend in de telefoon de deur uit.

Hoe krijg je met elkaar het ‘vuur’ aan?

Het is sowieso een uitdaging om met een groep mensen bij elkaar te komen en tot besluitvorming te komen. Verschillende ‘agenda’s’, belangen, overtuigingen en visies spelen altijd een rol. De rol van de voorzitter is vaak te belangrijk. “Mag het nog even even centraal”, vroeg de getergde voorzitter.

Orde!!

Er worden in voorzittersland verschillende persoonlijke stijlen gebruikt. Bijvoorbeeld door steeds harder te gaan praten (ORDE!) of een voorzitter die een beetje zen-achtig glimlachend wacht tot het rumoer verstomt en tijdens ‘het woord’ nog net niet op fluistertoon spreekt om op deze passief agressieve manier de aandacht naar zich toe te bewegen.

Paradigmashift

Het is tijd voor een antibeweging, of beter gezegd een paradigmashift. Allereerst wil ik voorstellen om alleen nog staand te overleggen, of te wandelen. Je blijft fitter, en het verkort de duur van het overleg aanzienlijk. We stoppen met notuleren. We rouleren het voorzitterschap, of schrappen dit helemaal.

We experimenteren om beter naar elkaar te luisteren. Tsja, daar hebben we de beroemde ‘talkingstick’. Van oorsprong gebruikt door indianenstammen uit Noord – Amerika. Hiermee mag je alleen iets zeggen als je deze in je handen hebt. Ik krijg hierbij toch minder enthousiaste associaties. Neem dan alle rituelen van de indianen over met betrekking tot overleg en besluitvorming. Lees in ieder geval de gebruiksaanwijzing, mocht je de stick toch willen gebruiken. Let er ook op dat je deze nooit uit de handen van de ander trekt.

We gaan werken met ‘consent’. Dit komt erop neer dat er bij een geformuleerd voorstel gevraagd wordt of iemand bezwaar heeft. De ‘bezwaarsindiener’ is vervolgens verantwoordelijk om het voorstel aan te passen (in plaats van alleen maar achteroverleunend te roepen het hier niet mee eens te zijn). De stem van de minderheid is net zo belangrijk als die van de meerderheid. Dat is échte democratie.

Briljante inval

Mijn meest briljante inval kreeg ik bij de koffieautomaat, toen een collega met zijn IPhone ‘oortjes’ in glimlachend bij mij kwam staan. Ik realiseerde mij nogmaals de kracht van muziek voor een positieve stemming. “We vergaderen in het vervolg met een dj erbij”, besloot ik. Deze draait de muziek die bij de sfeer van het moment past en spiegelt hiermee de sfeer en ons gedrag. Bij een fijne en saamhorige sfeer horen we heerlijk relaxte muziek. Vaak is dat rustige klassieke muziek, waarbij je je optimaal kunt concentreren en het geluksgevoel toeneemt. (60/70 beats per minuut, bijvoorbeeld Für Elise van Beethoven) Bij rumoer en slecht luisteren, wordt heavy metal als krachtig signaal hard en op de voorgrond ten gehore gebracht. Bij een lacherige sfeer, wat ook vaak een vorm van sabotage is, horen we ‘De hoogste tijd’ van André Hazes. We brullen nog wat mee en staken de vergadering, tenzij iemand op het laatste moment op de tafel klimt en als een trofee de talkingstick triomfantelijk omhoog houdt, waarna het rumoer verstomt en we uiteindelijk een mooi consent bereiken met betrekking tot het behandelde agendapunt.

De dj schakelt direct over naar ontspannen klassieke muziek op de achtergrond. We kijken elkaar met een collegiale compassievolle blik aan en gaan akkoord om het geformuleerde voorstel voor een half jaar uit te proberen.

En het woord ‘vergadering’ veranderen we in ‘bijeenkomst’.

Kunnen jullie hier iets mee?

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s